Ventas y facturación electrónica
Ventas y facturación electrónica
Este manual te guía paso a paso para vender en ConTodo: desde registrar a tu cliente hasta emitir una boleta o factura electrónica que llegue aceptada a SUNAT. Todo se hace desde el módulo Ventas de la barra lateral.
💡 Antes de empezar, revisa el selector de empresa (arriba a la derecha). Cada comprobante se emite con el RUC de la empresa seleccionada. Si manejas varias empresas, elige la correcta.
1. Registrar un cliente nuevo (con RUC o DNI)
- En la barra lateral, haz clic en CRM (o en Ventas → Clientes).
- Haz clic en el botón Nuevo.
- Elige el tipo de documento:
- RUC (11 dígitos) → para emitir factura.
- DNI (8 dígitos) → para emitir boleta.
- Escribe el número y haz clic en Validar. ConTodo consulta automáticamente RUC/DNI y completa nombre o razón social y dirección.
- Completa correo y teléfono (opcional, pero útil para enviar el comprobante).
- Haz clic en Guardar.
⚠️ Si vas a emitir factura, el cliente DEBE tener RUC. Una boleta puede ir sin documento o con DNI.
💡 ¿No sabes si el cliente ya existe? Usa el buscador del módulo antes de crear uno nuevo y evitas duplicados.
2. Crear una cotización para un lead
Un lead es un cliente potencial al que aún no le vendes. Empieza con una cotización.
- Ve a Ventas en la barra lateral.
- Haz clic en Nuevo y elige Cotización.
- Selecciona el cliente (o créalo al vuelo con el botón +).
- Agrega productos con Agregar ítem: busca por nombre o código, indica cantidad y precio.
- Revisa el cálculo automático de subtotal, IGV (18%) y total.
- Agrega una nota o condición comercial si quieres (validez, forma de pago).
- Haz clic en Guardar. La cotización queda en estado Pendiente.
- Usa Enviar para mandarla por correo en PDF al cliente.
💡 Una cotización NO descuenta stock ni se envía a SUNAT. Es solo una propuesta.
3. Convertir la cotización en pedido
Cuando el cliente acepta:
- Abre la cotización desde la lista de Ventas.
- Haz clic en Convertir a pedido.
- Verifica cantidades y precios (aún puedes ajustarlos).
- Haz clic en Confirmar pedido.
El pedido reserva la operación y queda listo para facturar. Recuerda: el inventario de ConTodo es en línea y en tiempo real, así que el stock se descontará al emitir el comprobante.
4. Emitir BOLETA o FACTURA electrónica a SUNAT
- Desde el pedido (o directamente en Ventas → Nuevo → Comprobante), haz clic en Emitir comprobante.
- Elige el tipo:
| Tipo | Cuándo usarlo | Documento del cliente |
|---|---|---|
| Factura | Venta a empresa que necesita crédito fiscal | RUC obligatorio |
| Boleta | Venta a consumidor final | DNI o sin documento |
- Confirma la moneda (Soles o Dólares) y la forma de pago (contado/crédito).
- Si la operación está afecta a detracción, ConTodo la calcula y muestra el porcentaje y la cuenta del Banco de la Nación.
- Haz clic en Emitir.
Al emitir, ConTodo: descuenta el stock al instante (lo verás reflejado en Inventario y Kardex), genera el XML firmado y lo envía a SUNAT.
💡 El comprobante también queda registrado para tu PLE/SIRE. No tienes que hacer nada extra.
5. Estados del comprobante y qué hacer si SUNAT rechaza
Después de emitir, observa la columna Estado:
| Estado | Significado | Acción |
|---|---|---|
| ⏳ Enviado | En proceso en SUNAT | Espera unos segundos y refresca |
| ✅ Aceptado | SUNAT lo validó | Listo. Descarga PDF/XML/CDR |
| ❌ Rechazado | SUNAT encontró un error | Corrige y reemite |
| ⚪ Anulado | Dado de baja | — |
Si SUNAT rechaza:
- Haz clic en el comprobante y lee el mensaje de error que muestra ConTodo (ej.: RUC inválido, ítem sin precio, cliente no habido).
- Corrige el dato indicado (cliente, producto o monto).
- Haz clic en Reemitir. ConTodo genera un nuevo XML y reenvía.
💡 ¿No entiendes el error de SUNAT? Abre el Copiloto de IA (botón flotante con la chispa ✨) y pregúntale: "¿por qué SUNAT rechazó mi factura F001-123?". Te explica en español sencillo qué corregir.
⚠️ Un comprobante Aceptado ya no se puede borrar. Para corregirlo se usa una nota de crédito o débito (ver abajo).
6. Emitir NOTA DE CRÉDITO y NOTA DE DÉBITO
Estas notas siempre se emiten sobre un comprobante ya aceptado.
Nota de crédito (resta o anula)
Úsala para anular una venta, hacer una devolución o aplicar un descuento.
- Abre la boleta o factura original en Ventas.
- Haz clic en Nota de crédito.
- Elige el motivo (anulación total, devolución, descuento, error en el RUC, etc.).
- Ajusta los ítems o montos a acreditar.
- Haz clic en Emitir. Si hay devolución de productos, el stock regresa al inventario automáticamente.
Nota de débito (suma)
Úsala para cobrar un monto adicional (intereses, mora, gastos).
- Abre el comprobante original.
- Haz clic en Nota de débito.
- Elige el motivo (intereses, penalidad, aumento de valor).
- Indica el monto adicional y haz clic en Emitir.
💡 Las notas siguen el mismo flujo de estados (Aceptado/Rechazado) que las facturas y boletas.
7. Buscar, filtrar y exportar ventas a CSV
- En Ventas, usa el buscador para encontrar por número de comprobante, cliente o RUC.
- Aplica filtros por:
- Rango de fechas
- Tipo (boleta, factura, nota de crédito/débito)
- Estado (aceptado, rechazado)
- Para exportar, haz clic en Importar/Exportar CSV → Exportar. Se descarga un archivo con todas las ventas filtradas, ideal para tu contador o para subirlo a Excel.
💡 También puedes Importar ventas o clientes en lote con una plantilla CSV. Descarga primero la plantilla desde el mismo botón para respetar el formato.
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir una factura sin internet? No. La facturación es electrónica y en línea; necesitas conexión para enviar a SUNAT.
Me equivoqué en el RUC de una factura aceptada. ¿La borro? No se borra. Emite una nota de crédito por "error en el documento" y luego emite la factura correcta.
¿El stock se descuenta con la cotización? No. Solo se descuenta al emitir la boleta o factura. La cotización y el pedido no tocan el inventario.
¿Dónde veo si una venta llegó a SUNAT? En la columna Estado del módulo Ventas. Verde (✅ Aceptado) significa que SUNAT la validó.
¿Cómo le envío el comprobante al cliente? Abre el comprobante aceptado y usa Enviar (correo) o Descargar PDF/XML para compartirlo.
¿Y si tengo más dudas? Usa el Copiloto de IA (✨) en cualquier pantalla: pregúntale en español y te orienta sobre el negocio y tus ventas.