CRM y postventa
CRM y postventa
El módulo CRM de ConTodo te ayuda a organizar a tus posibles clientes (prospectos), seguir cada oportunidad de venta paso a paso y mantener viva la relación después de la venta. Todo queda registrado en un solo lugar: quién es el cliente, qué hablaron, qué le ofreciste y en qué estado está el negocio.
💡 Antes de empezar: revisa arriba a la izquierda que esté seleccionada la empresa correcta en el selector de empresa. Toda la información del CRM se guarda por empresa.
1. Entrar al módulo CRM
- En la barra lateral izquierda, haz clic en CRM.
- Verás la lista de oportunidades de tu empresa, organizadas por etapa.
- Arriba tienes el buscador, el botón Importar/Exportar CSV y el botón Nuevo.
💡 Usa el buscador para encontrar rápido a un cliente escribiendo su nombre, RUC o el nombre de la oportunidad.
2. Entender el pipeline de oportunidades
El "pipeline" (embudo de ventas) es el recorrido que hace un negocio desde que aparece hasta que se cierra. En ConTodo cada oportunidad pasa por estas etapas:
| Etapa | Qué significa |
|---|---|
| Prospecto | Un contacto interesado, pero todavía no le ofreciste nada formal. |
| Propuesta | Ya le enviaste una cotización o propuesta concreta. |
| Negociación | Están conversando precio, condiciones o plazos. |
| Ganada | El cliente aceptó. ¡Venta cerrada! |
| Perdida | El cliente no compró (eligió otra opción, no tenía presupuesto, etc.). |
💡 Mover una oportunidad de etapa es la acción más importante del CRM: así sabes en todo momento cuánto dinero tienes "en camino".
3. Crear una nueva oportunidad
- En CRM, haz clic en el botón Nuevo.
- Se abre un formulario. Completa:
- Cliente o contacto (nombre y, si lo tienes, RUC/DNI y teléfono).
- Nombre de la oportunidad (ejemplo: "Venta de 50 sillas a Distribuidora López").
- Monto estimado del negocio.
- Etapa (normalmente empiezas en Prospecto).
- Responsable (el vendedor a cargo).
- Fecha estimada de cierre.
- Haz clic en Guardar.
⚠️ El monto estimado alimenta tus reportes de BI y tu pronóstico de ventas. Pon una cifra realista, no la final soñada.
4. Mover la oportunidad por el pipeline
A medida que el negocio avanza, actualiza su etapa:
- Abre la oportunidad haciendo clic sobre ella.
- Cambia el campo Etapa (de Prospecto a Propuesta, luego a Negociación, etc.).
- Guarda.
💡 Mantén el pipeline ordenado: una oportunidad que lleva semanas sin moverse suele estar "muerta". Decide si la pasas a Negociación, la marcas como Perdida o la dejas en seguimiento.
Cuando ganas el negocio
- Cambia la etapa a Ganada.
- Desde la oportunidad ganada puedes pasar a generar la venta: ve al módulo Ventas y crea el comprobante electrónico (boleta o factura SUNAT).
⚠️ Recuerda que el inventario es en línea: al emitir el comprobante en Ventas, el stock se descuenta al instante. Verifica que tengas existencias antes de cerrar.
5. Registrar interacciones
Cada llamada, correo, visita o mensaje debe quedar anotado. Así, si otro compañero atiende al cliente, sabe todo lo que ya pasó.
- Abre la oportunidad o la ficha del cliente.
- Busca la sección Interacciones (o Bitácora/Notas).
- Haz clic en Nuevo dentro de esa sección.
- Elige el tipo (Llamada, Correo, WhatsApp, Reunión, Nota).
- Escribe un resumen corto de lo conversado y la fecha.
- Si hay un próximo paso, marca la fecha de seguimiento.
- Guarda.
💡 Escribe interacciones cortas pero claras: "Pidió descuento del 10%, le ofrecí 5%, lo va a consultar el lunes" vale más que "le escribí".
6. Seguimiento por WhatsApp
WhatsApp es el canal más usado en el Perú. ConTodo te ayuda a no perder ningún seguimiento:
- En la ficha del cliente, ubica el teléfono y el botón de WhatsApp.
- Haz clic para abrir el chat con el cliente (se abre WhatsApp Web o la app).
- Envía tu mensaje (cotización, recordatorio, saludo postventa).
- Vuelve a ConTodo y registra la interacción de tipo WhatsApp (ver sección 5) con un resumen.
💡 Pídele al Copiloto de IA (botón flotante con la chispa) que te redacte el mensaje: por ejemplo, "Escríbeme un WhatsApp cordial para recordarle a la Sra. Pérez su cotización pendiente".
7. Seguimiento postventa de clientes
La venta no termina cuando cobras. Un buen seguimiento postventa genera recompras y recomendaciones.
- Filtra tus clientes con oportunidades en etapa Ganada.
- Programa interacciones de seguimiento: "¿Cómo le fue con el producto?", "¿Necesita reposición?".
- Usa la fecha de seguimiento para que ConTodo te recuerde contactarlo.
- Si surge una nueva compra, crea una nueva oportunidad (no reutilices la anterior, ya está cerrada).
💡 Pregúntale al Copiloto: "¿Qué clientes ganados no contacto hace más de 30 días?" para detectar a quién dar seguimiento.
8. Ver el win rate (tasa de cierre)
El win rate es el porcentaje de oportunidades que ganas frente al total cerradas. Te dice qué tan bien vende tu equipo.
Win rate = Oportunidades ganadas ÷ (Ganadas + Perdidas) × 100
- Ve al módulo BI en la barra lateral (o al panel de indicadores del propio CRM).
- Busca el indicador Win rate o Tasa de cierre.
- Filtra por período, vendedor o etapa para comparar.
💡 Si tu win rate baja, revisa en qué etapa se te caen los negocios: muchas pérdidas en Negociación suelen indicar problemas de precio.
Preguntas frecuentes
¿Una oportunidad perdida se puede reactivar? Sí. Ábrela y cámbiala de Perdida a la etapa que corresponda. Queda el historial de por qué se perdió.
¿El CRM emite comprobantes? No directamente. Cuando ganas, pasas al módulo Ventas para emitir la boleta o factura SUNAT.
¿Puedo cargar muchos prospectos de golpe? Sí. Usa Importar CSV en el módulo CRM. Descarga primero la plantilla con Exportar CSV para respetar el formato.
¿Mis interacciones las ven mis compañeros? Sí, dentro de la misma empresa todo el equipo ve la bitácora. Por eso conviene registrar todo.
¿El Copiloto puede ayudarme con el CRM? Sí. Puede redactar mensajes, resumir el estado de un cliente y responder preguntas como "¿cuántas oportunidades tengo en negociación?".