Compras y proveedores
Compras y proveedores
En este módulo registras a quienes te venden, generas órdenes de compra, ingresas las facturas que recibes, calculas detracciones y das entrada a la mercadería al almacén (lo que actualiza tu inventario al instante). También controlas todo lo que le debes a tus proveedores.
💡 Antes de empezar, revisa arriba el selector de empresa y confirma que estás trabajando con la empresa correcta. Todo lo que registres quedará en esa empresa.
Para entrar, haz clic en Compras en la barra lateral izquierda.
1. Registrar un proveedor
Tus proveedores son las personas o empresas a quienes les compras. Conviene tenerlos bien cargados porque sus datos se reutilizan en las órdenes y facturas.
- En la barra lateral, haz clic en Compras.
- Entra a la pestaña o sección Proveedores.
- Haz clic en el botón Nuevo.
- Completa el formulario:
- Tipo y número de documento (RUC para empresas, DNI para personas).
- Razón social o nombres.
- Dirección, teléfono y correo.
- Datos de pago (banco, número de cuenta, CCI) para facilitar las transferencias.
- Haz clic en Guardar.
💡 Si escribes el RUC, el Copiloto (botón flotante con la chispa) puede ayudarte a completar la razón social y verificar que el proveedor esté activo y habido en SUNAT. Pregúntale: "Valida el RUC 20XXXXXXXXX".
⚠️ No registres dos veces al mismo proveedor con el mismo RUC. Antes de crear uno nuevo, usa el buscador para confirmar que no exista ya.
2. Crear una orden de compra
La orden de compra (OC) es el documento con el que le pides formalmente la mercadería al proveedor. No mueve inventario ni dinero todavía: es solo el pedido.
- En Compras, ve a Órdenes de compra.
- Haz clic en Nuevo.
- Selecciona el proveedor.
- Agrega los productos línea por línea: busca cada ítem, indica cantidad y precio unitario acordado.
- Revisa que el subtotal, IGV y total sean correctos.
- Elige la fecha de entrega esperada y el almacén de destino.
- Haz clic en Guardar. La OC queda en estado Pendiente.
💡 Puedes enviarle la OC al proveedor en PDF desde el botón Exportar / Imprimir de la orden.
3. Registrar la factura de compra
Cuando el proveedor te entrega su comprobante (factura, boleta), lo registras aquí. Este paso es el que genera tu cuenta por pagar.
- En Compras, ve a Facturas de compra (o Comprobantes de compra).
- Haz clic en Nuevo.
- Si la compra nació de una orden, elige Crear desde orden de compra y selecciona la OC: los productos se cargan solos.
- Verifica o completa:
- Proveedor y tipo de comprobante (factura, boleta, recibo por honorarios).
- Serie y número del comprobante del proveedor.
- Fecha de emisión y fecha de vencimiento del pago.
- Productos, cantidades y precios.
- IGV y otros tributos.
- Haz clic en Guardar.
⚠️ La fecha de vencimiento es clave: de ella depende el control de tus cuentas por pagar. Si la compra es al crédito, asegúrate de ponerla bien.
4. Detracciones
Algunos servicios y bienes están sujetos a detracción (SPOT): debes depositar un porcentaje del monto en la cuenta de detracciones del Banco de la Nación del proveedor.
- Al registrar la factura, marca la casilla Aplica detracción.
- ConTodo detecta el bien o servicio y propone el porcentaje correspondiente.
- Verifica el monto a detraer y el monto neto que pagarás al proveedor.
- Cuando hagas el depósito, ingresa el número de constancia de detracción en la factura.
💡 La detracción solo aplica cuando la operación supera el monto mínimo de ley (por lo general S/ 700). ConTodo te avisa cuándo corresponde.
⚠️ Sin el depósito de la detracción puedes perder el derecho al crédito fiscal del IGV. Registra la constancia cuanto antes.
5. Ingreso a almacén (actualiza el inventario)
Recibir físicamente la mercadería es lo que suma stock. Mientras no hagas el ingreso, tu inventario no cambia.
- En Compras, abre la factura u orden y haz clic en Ingresar a almacén (o ve al módulo Inventario > Ingresos).
- Selecciona el almacén que recibe los productos.
- Confirma las cantidades recibidas. Si llegó menos de lo pedido, ajusta la cantidad real.
- Haz clic en Confirmar ingreso.
Al confirmar, el inventario sube al instante y el Kardex valorizado registra el movimiento con el costo de compra. Puedes verificarlo entrando a Inventario o Kardex en la barra lateral.
⚠️ Ingresa solo lo que realmente recibiste. Si confirmas cantidades que no llegaron, tu stock quedará inflado y el Kardex saldrá mal.
6. Control de cuentas por pagar
Cada factura registrada genera una cuenta por pagar. Para controlarlas:
- En Compras, abre Cuentas por pagar.
- Verás la lista de facturas pendientes con su proveedor, monto, vencimiento y días de atraso.
- Usa el buscador o los filtros para ver, por ejemplo, lo que vence esta semana.
- Cuando pagues, haz clic en la factura y registra el pago (puedes hacerlo también desde Tesorería): indica fecha, medio de pago y monto. La factura pasa a Pagada o Pago parcial.
💡 Pregúntale al Copiloto: "¿Cuánto le debo a mis proveedores este mes?" o "¿Qué facturas de compra vencen esta semana?".
7. Exportar a CSV
Para llevar tus datos a Excel o entregarlos a tu contador:
- Entra a la sección que quieras exportar (Proveedores, Órdenes, Facturas o Cuentas por pagar).
- Aplica filtros o búsqueda si solo necesitas una parte.
- Haz clic en el botón Importar / Exportar CSV y elige Exportar CSV.
- Se descargará el archivo a tu computadora.
💡 El mismo botón sirve para importar un listado de proveedores en lote. Descarga primero la plantilla, llénala y súbela.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo cambia mi inventario al comprar? Solo cuando confirmas el ingreso a almacén, no al crear la orden ni al registrar la factura.
¿La orden de compra es obligatoria? No. Puedes registrar directamente la factura de compra. La OC sirve para formalizar el pedido antes de recibirlo.
Registré mal una factura, ¿la borro? Si aún no tiene pagos ni ingreso a almacén, puedes editarla o anularla. Si ya movió stock o dinero, anula primero esos movimientos.
¿ConTodo calcula solo la detracción? Sí, propone el porcentaje según el bien o servicio. Tú confirmas y luego cargas la constancia del depósito.
¿Dónde veo el costo con que entró un producto? En el módulo Kardex, que registra cada ingreso valorizado con su costo de compra.