BI, reportes y Tablero ejecutivo
BI, reportes y Tablero ejecutivo
Esta guía es para quienes necesitan mirar el negocio desde arriba: gerentes, dueños de PYME, contadores y administradores. Aprenderás a leer el Tablero, a usar el módulo BI (inteligencia de negocio) y a sacar los indicadores clave que de verdad importan, sin ser experto en finanzas. Al final, verás cómo exportar todo a CSV/Excel para tus reuniones de directorio.
⚠️ Antes de empezar: confirma arriba, en el selector de empresa, que estás viendo la razón social correcta. Los números cambian según la empresa elegida.
1. Leer el Tablero
Apenas ingresas a /app, lo primero que aparece es el Tablero (también lo encuentras en la barra lateral como Tablero). Es la foto del día de tu negocio. Está armado con tarjetas de indicadores arriba y gráficos abajo.
Las cuatro tarjetas principales
| Tarjeta | Qué te dice | Cómo interpretarla |
|---|---|---|
| Ventas del mes | Cuánto has facturado en lo que va del mes (boletas + facturas). | Compárala con el mes anterior. Si trae una flecha verde ▲, vas mejor; roja ▼, vas por debajo. |
| Por cobrar | Dinero que tus clientes aún te deben (cuentas por cobrar). | Si crece mes a mes, revisa tu cobranza: estás vendiendo pero no cobrando. |
| Stock valorizado | Cuánta plata tienes "dormida" en mercadería, según el Kardex. | Mucho stock valorizado puede ser capital atrapado. Poco puede significar quiebres. |
| Caja | Efectivo y bancos disponibles ahora mismo (Tesorería). | Es tu liquidez inmediata: lo que puedes pagar hoy. |
💡 Consejo: Haz clic en cualquier tarjeta para bajar al detalle. Por ejemplo, al tocar Por cobrar el sistema te lleva a la lista de comprobantes pendientes con su antigüedad.
Los gráficos
Debajo de las tarjetas verás:
- Tendencia de ventas (línea de los últimos meses): ideal para detectar temporadas altas y bajas.
- Ventas vs. compras: te muestra si estás comprando más de lo que vendes.
- Alertas: comprobantes por enviar a SUNAT, detracciones por vencer y productos bajo el mínimo.
⚠️ El Tablero cambia según tu rol. Un gerente ve todo; un vendedor solo verá sus metas. Si te faltan tarjetas, pide permisos al administrador.
2. El módulo BI (inteligencia de negocio)
El Tablero responde "¿cómo voy hoy?". El módulo BI responde "¿por qué voy así y dónde gano de verdad?". Entra desde la barra lateral, en BI.
Dentro encontrarás reportes ya armados. Los más usados:
EBITDA
El EBITDA es, en cristiano, cuánta plata genera tu negocio por su operación, antes de intereses, impuestos y depreciación. Es la forma más honesta de ver si el negocio en sí es rentable.
- En BI, abre el reporte EBITDA.
- Elige el periodo (mes, trimestre o año) en el filtro de arriba.
- ConTodo calcula: Ventas − Costos − Gastos operativos = EBITDA.
💡 Un EBITDA positivo y creciente es buena señal. Uno negativo significa que la operación, por sí sola, todavía no se paga.
Ventas por canal
Te muestra de dónde vienen tus ingresos: tienda, mostrador, ventas en línea, distribuidores, exportación, etc.
- Abre Ventas por canal en BI.
- Verás un gráfico de torta o barras con el peso de cada canal.
- Usa el filtro de fecha para comparar periodos.
💡 Si un canal crece y otro cae, ahí tienes una decisión: dónde poner tu esfuerzo y tu publicidad.
Margen por línea
El margen es lo que te queda después de descontar el costo de lo que vendes. Margen por línea lo separa por familia de productos.
- Abre Margen por línea.
- Revisa la tabla: cada línea muestra venta, costo y margen %.
- Ordena por margen para ver tus productos estrella y los que casi no dejan ganancia.
⚠️ Vender mucho no es lo mismo que ganar mucho. Una línea de alta venta y bajo margen puede estar disfrazando un problema.
3. Indicadores clave que debes conocer
ConTodo calcula los principales ratios por ti. Estos son los tres que todo dueño de PYME debería mirar:
| Indicador | Qué mide | En palabras simples |
|---|---|---|
| Margen | Ganancia sobre la venta. | De cada S/ 100 que vendes, cuántos te quedan. |
| Liquidez | Capacidad de pagar lo de corto plazo. | ¿Tienes con qué pagar lo que vence pronto? Mayor a 1 es sano. |
| ROE (rentabilidad sobre el patrimonio) | Cuánto rinde la plata invertida en el negocio. | Por cada sol que pusiste, cuánto te devuelve. |
💡 No te pierdas en la fórmula. El sistema ya hace el cálculo. Tu trabajo es ver la tendencia: ¿mejora o empeora respecto al mes pasado?
🔎 ¿Dudas con un número? Abre el Copiloto de IA (botón flotante con la chispa ✨) y pregúntale en lenguaje normal: "¿Por qué bajó mi margen este mes?" o "¿Cuál es mi línea más rentable?". Te responde con los datos de tu empresa.
4. Exportar reportes a CSV/Excel
Todo lo que ves en BI y en los listados se puede descargar para Excel, Google Sheets o para tu contador.
- Entra al módulo o reporte que quieras (por ejemplo, BI → Margen por línea).
- Aplica primero los filtros (periodo, canal, línea). Se exporta lo que está en pantalla.
- Haz clic en el botón Exportar CSV (arriba, junto al buscador).
- Se descargará un archivo
.csva tu computadora. - Ábrelo con Excel o Google Sheets (doble clic suele bastar).
💡 El formato CSV lo abre cualquier hoja de cálculo. Si en Excel los acentos se ven raros, al abrir elige codificación UTF-8.
💡 El mismo botón sirve al revés: Importar CSV te permite cargar datos en masa en módulos como Inventario o CRM.
⚠️ Un archivo exportado es una foto del momento. Si luego registras más ventas, vuelve a exportar para tener la versión actualizada.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se actualizan los números del Tablero y de BI? En tiempo real. Cada venta descuenta stock y suma a tus indicadores al instante.
Mis ventas del mes no cuadran con lo que esperaba. ¿Por qué? Revisa el selector de empresa arriba y el filtro de fecha. Casi siempre es que estás viendo otra empresa u otro periodo.
¿Qué diferencia hay entre el Tablero y el módulo BI? El Tablero es el resumen del día. BI es el análisis a fondo: EBITDA, márgenes, canales y ratios.
Soy vendedor y no veo el módulo BI. ¿Está mal? No. BI suele estar reservado a gerentes y administradores. Pídele acceso al administrador de tu empresa.
¿El CSV exportado incluye los filtros que apliqué? Sí. Se exporta exactamente lo que tienes en pantalla, con sus filtros.
No entiendo un indicador. ¿A quién pregunto? Usa el Copiloto de IA (la chispa ✨): explica los números con palabras simples y datos reales de tu negocio.